Ambito dell’informativa
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali sul sito neurorxturni.com e nella piattaforma NeuroRxTurni, accessibile da browser e installabile sulla schermata Home di smartphone, tablet e computer. Si applica al servizio con licenza gratuita o commerciale, utilizzato da diverse strutture, reparti e categorie professionali.
L’informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, per quanto applicabili. Per la gestione del personale si affianca all’informativa dell’ente che organizza i turni. L’utilizzo in altri paesi richiede di considerare anche le disposizioni locali applicabili.
Titolari e responsabili del trattamento
Paolo Patani, gestore di NeuroRxTurni, è titolare dei trattamenti svolti per la gestione del sito pubblico, dei rapporti contrattuali e delle richieste a lui rivolte, nonché per la protezione del servizio per le finalità di propria competenza. Il recapito privacy è riportato nella sezione Contatti.
Per i dati utilizzati nell’organizzazione dei turni, titolare è il soggetto che determina finalità e modalità del trattamento, di norma l’ente o la struttura di appartenenza. Il reparto è l’unità organizzativa di riferimento; la sottoscrizione della licenza da parte del Direttore del reparto o dei singoli utilizzatori non determina, da sola, i ruoli privacy. L’ente identifica il titolare, i relativi contatti e l’eventuale responsabile della protezione dei dati (DPO) nella propria informativa.
Quando tratta dati del personale per conto dell’ente, il gestore opera come responsabile del trattamento sulla base dell’accordo previsto dall’articolo 28 GDPR e delle istruzioni ricevute. I ruoli e le responsabilità devono corrispondere all’organizzazione effettiva del servizio.
Dati trattati e loro provenienza
Durante la navigazione sono trattati i dati tecnici necessari a fornire e proteggere le pagine: indirizzo IP, richieste al server, data e ora, browser, sistema operativo e segnali di sicurezza. La lingua scelta viene ricordata nel browser.
Nell’area riservata sono trattati dati identificativi e di contatto, account e profilo, appartenenza al gruppo, ruolo e autorizzazioni, competenze, attività, turni, disponibilità, preferenze, assenze, richieste di cambio e relative approvazioni, proposte di collaborazione, messaggi di supporto, notifiche e registri delle operazioni. I dati provengono dall’interessato, dall’ente, dagli utenti autorizzati del gruppo e dalle operazioni svolte sulla piattaforma.
Per richieste al gestore e rapporti di licenza sono trattati i recapiti, i dati contrattuali e gli eventuali dati amministrativi e di fatturazione necessari. Le richieste di assenza possono rivelare dati sulla salute o altre categorie particolari: occorre inserire soltanto quanto necessario alla pianificazione, secondo le indicazioni dell’ente, evitando diagnosi, documentazione clinica e dati dei pazienti nei campi liberi.
Per individuare rallentamenti nella piattaforma sono raccolti campioni tecnici dei tempi di caricamento e di risposta di operazioni come aprire un calendario, filtrare richieste, aprire le notifiche o preparare e salvare una generazione. Sono trasmessi conteggi per fasce di durata, categoria di browser e dimensione dello schermo; il contenuto della misurazione non include nomi, identificativi degli account, testi delle richieste, URL o calendari. Questi dati sono aggregati per giorno e non costruiscono profili individuali. Le misurazioni rispettano il segnale Do Not Track del browser. I normali dati tecnici di connessione sono comunque trattati per erogare e proteggere il servizio.
Le consegne organizzative contengono indicazioni, destinatari e stato di completamento delle attività, con autore e data della conferma. Sono consultabili solo da chi le crea e dai destinatari. Le richieste di ferie possono essere inserite in lista d’attesa: il sistema controlla la disponibilità e avvisa i responsabili per una valutazione, senza approvarle automaticamente. Nei testi delle consegne non devono essere inseriti dati dei pazienti.
Finalità e basi giuridiche
Il sito pubblico e i controlli di sicurezza sono gestiti per rendere disponibile il servizio e prevenire abusi e accessi non autorizzati, sulla base del legittimo interesse del gestore, nei limiti dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f, GDPR. Le richieste precontrattuali dell’interessato e l’esecuzione del contratto di cui è parte si fondano sulla lettera b; gli adempimenti imposti dalla legge, inclusi quelli fiscali ove applicabili, sulla lettera c. I recapiti dei referenti di un ente sono utilizzati per gestire il rapporto con tale ente sulla base del pertinente legittimo interesse.
I dati del personale sono utilizzati per organizzare e pubblicare i turni, gestire richieste, assenze e cambi, collaborare sui piani, elaborare riepiloghi e statistiche, trasmettere comunicazioni operative e fornire assistenza. L’ente individua nella propria informativa le basi giuridiche applicabili alla gestione del personale e, in presenza di categorie particolari di dati, la specifica condizione dell’articolo 9 GDPR e le garanzie previste dalla normativa applicabile.
Il conferimento dei dati necessari all’autenticazione e alla gestione del calendario consente l’accesso e l’esecuzione delle relative funzioni. L’assenza di tali dati può impedirne l’utilizzo. Le informazioni e le funzioni facoltative sono indicate come tali. L’informativa non richiede un consenso generale obbligatorio: quando uno specifico trattamento si fonda sul consenso, questo deve essere raccolto separatamente per la relativa finalità.
Modalità del trattamento e protezione dei dati
Il trattamento avviene mediante strumenti informatici. Il servizio adotta controlli di autorizzazione sul server, connessioni cifrate, verifiche di accesso e registri delle operazioni. Le misure tecniche e organizzative sono rapportate ai rischi e comprendono la gestione della continuità e del ripristino.
L’accesso ai dati di pianificazione è limitato agli ambienti organizzativi e professionali autorizzati, secondo le autorizzazioni previste. Il personale incaricato della gestione tecnica e dell’assistenza può accedere ai dati nei limiti delle funzioni autorizzate e delle istruzioni applicabili. I dati non sono diffusi al pubblico.
Secondo i permessi del gruppo, i professionisti e il personale amministrativo possono consultare i calendari pubblicati delle altre categorie professionali dello stesso reparto, con nome, attività, data e orario del personale in servizio. Nel dettaglio del turno sono mostrate le persone in servizio nello stesso orario e le collaborazioni probabili dedotte dalle attività assegnate. Queste indicazioni hanno finalità organizzative e non modificano automaticamente i turni.
Passkey e dispositivi
Per le passkey NeuroRxTurni conserva la chiave pubblica, l’identificativo della credenziale e i dati tecnici di verifica. L’eventuale riconoscimento tramite volto, impronta o PIN è gestito dal dispositivo o dal fornitore della passkey: il servizio non riceve immagini del volto o impronte. Sono inoltre trattati i dati necessari a gestire sessioni, dispositivi e recupero dell’accesso.
Notifiche e conferme di lettura
Le notifiche interne riguardano pubblicazioni, modifiche, richieste, approvazioni e altri eventi del servizio. Per le notifiche sul dispositivo sono registrati il collegamento push, le relative chiavi tecniche, le informazioni disponibili su dispositivo, sistema operativo e browser e gli esiti di consegna. Le conferme di lettura e le prese visione richieste dal gruppo sono associate all’utente e all’evento e consultabili dalle persone autorizzate.
Le notifiche push e i promemoria personali si attivano nelle relative preferenze. “E domani?” riepiloga le attività assegnate all’utente per la giornata successiva all’ora scelta. L’utente può impostare la fascia di ricezione e l’anteprima riservata, oppure disabilitare il canale dal sito o dai permessi del dispositivo. La revoca del permesso push interrompe questo canale e non cancella i dati necessari a gestire le comunicazioni interne.
Calendario personale e consultazione offline
Su richiesta dell’utente, i turni pubblicati possono essere collegati a un’app Calendario tramite un collegamento personale riservato e revocabile. Chi dispone del collegamento può consultare i dati che espone; il collegamento va custodito. Il fornitore dell’app Calendario può trattare i dati secondo le proprie condizioni. La revoca impedisce nuovi aggiornamenti e non rimuove automaticamente copie già importate nell’app esterna.
La consultazione offline, quando attivata, salva sul dispositivo una copia dei turni personali. È opportuno abilitarla solo su dispositivi di cui si controlla l’accesso. Cookie, cache e altre memorie tecniche sono descritti nell’informativa Cookie disponibile sul sito.
Organizzazione operativa comprende affiancamenti con tutor e conferme di autonomia, ferie alternative, candidature ai turni, deleghe temporanee e scenari dell’organico. Richieste e candidature sono consultabili dall’interessato e dalle persone autorizzate a valutarle; gli affiancamenti sono visibili ai partecipanti e a chi li gestisce. L’analisi delle équipe usa i turni pubblicati delle professioni dello stesso reparto. Gli scenari restano proposte organizzative fino a una distinta modifica del calendario.
Generazione dei turni e utilizzo dello storico
Il generatore elabora proposte sulla base di attività, competenze, disponibilità e regole del gruppo. L’opzione “Impara dai mesi precedenti” utilizza gli schemi ricorrenti dello storico, comprese le assegnazioni risultanti dalle correzioni e dai cambi registrati, per orientare le proposte successive. Le proposte sono sottoposte alla revisione dei responsabili prima della pubblicazione. In questa funzione non sono adottate decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi basate unicamente sul trattamento automatizzato.
Il calcolo può essere eseguito in background sul dispositivo che avvia la generazione. I dati necessari al piano vengono caricati nell’area riservata del browser e utilizzati nella memoria temporanea del calcolo. Il risultato è verificato sul server prima del salvataggio. Le eventuali copie offline dei turni personali restano una funzione distinta, attivata dall’utente.
Genio: assistenza alla pianificazione
Genio è facoltativo e dialoga con l’utente per spiegare le funzioni di pianificazione, leggere il calendario e preparare proposte da richieste scritte o dettate. Per comprendere la conversazione, Cloudflare Workers AI riceve il testo, la lingua scelta, il mese visualizzato, la data corrente, un breve contesto degli ultimi scambi e, se presente, l’ultima richiesta strutturata ancora da confermare. Il contesto è limitato a sei messaggi brevi e può essere ulteriormente ridotto per contenere il calcolo. I nomi o altri dati personali inseriti dall’utente nella richiesta sono trattati anche dal fornitore. Le risposte ottenute leggendo i turni e i dettagli delle proposte vengono elaborati nella piattaforma e non sono aggiunti automaticamente al contesto inviato al modello. Utilizzare soltanto i dati necessari a organizzare il turno, evitando dati dei pazienti, diagnosi e informazioni riservate non pertinenti.
Su richiesta dell’utente, Genio aiuta anche a usare la funzione aperta e a cercare soluzioni per i turni scoperti o le sostituzioni urgenti. Per costruire una riorganizzazione, Workers AI riceve un contesto minimizzato: indicatori di carico e preferenze, compatibilità per attività, intervalli di occupazione e turni modificabili in una finestra vicina al turno richiesto. Professionisti, attività e turni sono rappresentati da etichette temporanee valide soltanto per quella richiesta; le giornate sono espresse come distanze relative, senza date assolute. Per le sostituzioni urgenti può confrontare gli indicatori delle alternative già verificate. Non sono inclusi nomi, recapiti, identificativi permanenti, calendari completi, motivazioni delle assenze o contenuti dei colloqui. Le proposte dell’IA sono verificate nella piattaforma rispetto ai vincoli e alla pianificazione completa, prima di mostrarle come applicabili. Tutti gli effetti sui turni sono mostrati prima della conferma esplicita. L’aiuto contestuale riceve la domanda e la documentazione delle funzioni consentite, non i dati della schermata.
La dettatura richiede l’attivazione del microfono da parte dell’utente e il permesso del browser. La registrazione, limitata a 30 secondi, è inviata a Cloudflare Workers AI per la trascrizione. La piattaforma non archivia registrazioni o conversazioni con Genio e non trasmette automaticamente al modello il team completo, i calendari o le note sulle assenze. Il contesto della conversazione rimane nella finestra aperta e viene eliminato quando questa è chiusa, all’avvio di una nuova conversazione e al cambio dell’account, del gruppo, del mese, della lingua o della revisione del calendario. Le risposte vocali usano soltanto le voci locali disponibili sul dispositivo; la scelta di attivarle o silenziarle è ricordata nel browser per l’account.
Le proposte sono verificate secondo i permessi e i vincoli del gruppo e vengono applicate soltanto dopo conferma dell’utente. Le modifiche confermate seguono i normali registri delle operazioni. Per proteggere la disponibilità del servizio sono conservati contatori giornalieri complessivi e prenotazioni tecniche temporanee, senza testo delle richieste o identificativi degli utenti. Secondo la documentazione di Cloudflare Workers AI, i contenuti non sono usati per addestrare modelli o migliorare servizi senza consenso esplicito; questa integrazione non concede tale consenso.
Destinatari e fornitori
I dati sono accessibili agli utenti e al personale autorizzati secondo i rispettivi compiti e ai fornitori tecnici nei limiti necessari all’erogazione del servizio. Possono essere comunicati a consulenti per obblighi contrattuali, amministrativi o tutela dei diritti e alle autorità quando richiesto dalla legge.
NeuroRxTurni utilizza l’infrastruttura Cloudflare per ospitare e proteggere il servizio. Nell’accesso con nome utente e password, Cloudflare Turnstile tratta segnali tecnici per contrastare accessi automatizzati. Le notifiche push transitano attraverso i servizi dei browser o dei sistemi operativi, ad esempio Apple, Google o Mozilla. Il video e le immagini di presentazione sono serviti dal dominio NeuroRxTurni.
Luoghi del trattamento e trasferimenti internazionali
Il servizio è ospitato su infrastruttura cloud e non sul server di uno specifico ospedale. Cloudflare e i servizi coinvolti nella consegna delle notifiche operano a livello internazionale: il trattamento può coinvolgere paesi esterni allo Spazio economico europeo. La separazione degli ambienti di ospedali e gruppi non equivale a una garanzia di localizzazione geografica di tutti i dati.
Per i trasferimenti soggetti al GDPR si applicano i presupposti e le garanzie previsti dal capo V, quali decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard, secondo il fornitore e il trasferimento interessato. Il Data Processing Addendum di Cloudflare disciplina i trasferimenti nell’ambito dei suoi servizi. Informazioni sulle garanzie applicabili e una loro copia possono essere richieste al gestore o, per i dati del personale, al titolare dell’ente.
Tempi di conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità descritte. Per i dati del personale, i turni, le richieste e i registri, l’ente determina i tempi in base alle esigenze organizzative, agli obblighi applicabili e alle istruzioni al gestore. Le copie di sicurezza sono gestite secondo i tempi e le procedure di conservazione e ripristino applicabili. La cancellazione dai sistemi operativi non implica l’eliminazione immediata di ogni copia di sicurezza.
Gli eventi applicativi di accesso vengono eliminati periodicamente oltre 30 giorni, conservando comunque il mese di calendario in corso per i relativi conteggi. Le revisioni storiche dei piani hanno una finestra di 30 giorni; i registri delle consegne push concluse sono eliminati periodicamente oltre 30 giorni. Questi termini riguardano le rispettive registrazioni tecniche, non tutti i dati dei piani, delle notifiche o dei fornitori.
La copia offline è valida per 7 giorni dall’ultimo aggiornamento ed è rimossa all’uscita dall’account o alla disattivazione della funzione. Il cookie di accesso ha validità massima di 24 ore, ridotta dai limiti applicabili alla sessione e all’inattività. Per gli altri dati memorizzati nel browser si rinvia all’informativa Cookie.
I dati contrattuali, amministrativi e le richieste al gestore sono conservati per gestire il rapporto, adempiere agli obblighi di legge applicabili e tutelare i diritti entro i relativi termini di prescrizione. La revoca di un eventuale consenso riguarda il trattamento fondato su quel consenso; restano applicabili gli obblighi e le altre basi giuridiche che giustificano la conservazione.
Le misurazioni aggregate delle prestazioni sono eliminate periodicamente oltre 31 giorni. I contatori complessivi di Genio sono ripuliti oltre sette giorni alla successiva richiesta; le prenotazioni tecniche scadono dopo due minuti e sono rimosse al completamento o alla successiva richiesta. Tali registrazioni non contengono l’audio, la trascrizione o il testo della conversazione.
Diritti dell’interessato
Nei casi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei dati e opporsi al trattamento, in particolare quando fondato sul legittimo interesse. Se il trattamento si fonda sul consenso, può revocarlo in ogni momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. I diritti sono esercitabili senza spese, salve le eccezioni previste dalla legge; può essere necessario verificare l’identità del richiedente.
Per i dati di pianificazione e del personale, la richiesta va rivolta al titolare o al referente privacy indicato dall’ente. Il gestore fornisce al titolare l’assistenza prevista dagli accordi. Per i trattamenti di cui Paolo Patani è titolare, si utilizza il recapito riportato nella sezione Contatti. L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente e ricorrere all’autorità giudiziaria secondo la normativa applicabile.
Consultazione e aggiornamenti
La versione aggiornata è disponibile nella pagina Privacy, raggiungibile dalla presentazione del servizio, dal login e da Il mio profilo. Le condizioni di licenza sono consultabili separatamente. La consultazione o l’eventuale attestazione di presa visione dell’informativa non sostituiscono il consenso quando necessario, né la sottoscrizione della licenza.
Contatto privacy
Paolo Patani
neurorxturni@gmail.com